De belofte van zelfroosteren is groot: het verhoogt zowel de efficiëntie als de medewerkerstevredenheid. Maar zelfroosteren is niet per definitie ‘de heilige graal’. Soms is een klassieke aanpak of tussenoplossing effectiever. Dat verschilt per team. Daarom is teamroosteren een betere term.
Laatst kwam ik bij een organisatie die begonnen was met zelfroosteren. Dat bleek in de praktijk best ingewikkeld: de medewerkers vonden het lastig om zelf hun diensten te bepalen. Bij nader inzien werd daarom voor een variant gekozen. De roosteraar maakt nu een rooster in het planningssysteem, gebaseerd op de wensen van de medewerkers. Daarna vullen zij zelf online de overblijvende gaten in de planning in. Dat werkt beter. De medewerkers voelen zich voldoende betrokken, met als bijkomend effect dat hun respect voor de roosteraar is toegenomen.
Zelfroosteren: de meerwaarde
Begrijp me goed, zelfroosteren kan veel efficiency opleveren. Het ontlast de roosteraar en laat meer tijd voor andere belangrijke taken, zoals het leveren van sturingsinformatie. En het is waar dat medewerkers die meer invloed hebben op hun rooster vaak tevredener zijn. Maar organisaties die willen overstappen op zelfroosteren, moeten zich eerst afvragen wat de meerwaarde is in hun specifieke situatie. Sommige medewerkers willen bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid niet, vinden de afstemming met collega’s moeilijk of willen er hun privétijd niet aan besteden. En zijn ze er op het werk te lang mee bezig, dan gaat dat ten koste van hun productiviteit.
Klaar voor zelfroosteren?
Zelfroosteren vraagt teamspirit. Want medewerkers spelen niet alleen voor zichzelf een actieve rol bij het roosteren, maar voor het hele team. Dat is een kwestie van cultuur en die verandert niet met een roostersysteem. En behalve dat zelfroosteren binnen bepaalde kaders moet gebeuren, bijvoorbeeld het minimum of maximum aantal uren, zijn er ook goede spelregels nodig. Hoe zorgt u bijvoorbeeld dat impopulaire diensten worden gevuld? En wat zijn dat dan? In het ene team willen ze misschien graag ’s nachts werken omdat dit beter verdient. Terwijl de medewerkers in het andere team liever overdag dienst hebben, met het oog op hun kinderen. Werkt u met bonuspunten voor ‘vervelende’ diensten, dan moet u dit soort dingen goed in kaart hebben.
Teamroosteren: participatie varieert
Er is dus geen ‘one size fits all’-oplossing voor roosteren. Elke organisatie, elk team vraagt een roosteroplossing die aansluit op haar specifieke behoeften. Dat kan zelfroosteren zijn, maar ook een andere aanpak. Vandaar dat ik een voorstander ben van teamroosteren. Daarbij is de participatiegraad van de medewerker afgestemd op de situatie. Klassiek roosteren, waarbij de roosteraar de planning bepaalt op basis van de beschikbaarheid van medewerkers, staat aan de ene kant van de schaal. Zelfroosteren, waarbij de medewerkers maximale regie over hun rooster hebben, bevindt zich aan het andere uiteinde. Daar tussenin zitten heel veel gradaties. Het voorbeeld aan het begin van deze blog is maar een van de vele varianten.
Zwaartepunt verschuiven
Teamroosteren is altijd een samenspel tussen medewerkers, manager en roosteraar. Waar het zwaartepunt ligt, hangt af van wat het beste werkt voor het team. Dat zwaartepunt kan ook in de loop van de tijd verschuiven. U begint bijvoorbeeld met een tussenvorm en beweegt dan geleidelijk meer naar zelfroosteren toe. Welke vorm het beste is, hangt ook af van uw sector. Veel roosteroplossingen richten zich op de zorg, maar in andere branches neemt de interesse toe. Denk aan de zakelijke dienstverlening of de retail. Daar zal het roosteren meer gebeuren vanuit de klantvraag. Dit maakt volledig zelfroosteren iets complexer. Een tussenvorm met een basisrooster dat de medewerkers zelf aanpassen zou bijvoorbeeld een goede oplossing kunnen zijn.
Overstappen op zelfroosteren
De conclusie? Zelfroosteren is een ontwikkeling die aan populariteit wint en die grote voordelen biedt. Maar dat betekent niet dat u er zomaar op moet overstappen. Kijk allereerst naar de behoeften van uw teams. En als u de stap zet, doe dat dan goed. Houd rekening met alle factoren die een rol spelen en bepaal per team de beste ‘fit’. Stel ook duidelijke en eerlijke spelregels op. En vergeet niet te communiceren met uw medewerkers. Vertel wat u van ze verwacht en luister naar hun feedback. Zo maakt u het verschil in efficiëntie en medewerkerstevredenheid, in welke sector u ook zit.
Bron: Workforce IT
